ניהול זמן

ניהול זמן ומשימות

ניהול זמן הוא ביטוי המסכם התנהלות וביצוע פעולות על פני מרחב זמן נתון. ניהול זמן בארגון מתבטא ביכולתו של המנהל, כמו גם של העובד הזוטר, לנהל את משימותיו לאורך יום העבודה הנתון. היכולת לנהל את הזמן היא מיומנות נרכשת. במאמר זה נסקור את השפעותיו של ניהול זמן לקוי בארגונים ואת הדרכים לפתרון, ייעול וניצול אפקטיבי.

ניהול זמן אפקטיבי ויתרונותיו לארגון

ניהול זמן אפקטיבי טומן בחובו יתרונות רבים, כאשר החשוב מביניהם הוא הצלחת העובד להשלים ולעמוד במשימות החשובות ביותר בזמן העומד לרשותו. רוב רובם של העובדים והמנהלים נוטים לחשיבה המוטעית לפיה אין בידיהם מספיק זמן כדי להשלים את משימותיהם במועד. תחושת התסכול המתעוררת בעקבות ‘הכישלון’ להספק גבוה בעבודה גוררת לחץ, מתח, ובזבוז שעות נוספות בעבודה כדרך לפיצוי.

עובדים אשר מיטיבים לנהל את זמנם, יבצעו את תפקידם טוב יותר תוך השגת המטרות שהוגדרו ואף יהיו מסופקים יותר, שבעי רצון, אפקטיביים ונינוחים. בנוסף, התנהלות יעילה תביא לרווחיותו של הארגון לאור ההספק הרב שיושג בשעות העבודה המוגדרות. מנהלים אשר עברו תוכנית פיתוח מנהלים הכוללת מסלול הכשרה מקצועית בנושא ניהול זמן, יעידו כי ביצוע משימות בזמן נתון הוא אפשרי ובר השגה. ייעוץ מקצועי משלב בתהליך הייעול שלבים שונים אשר יוצרים תחושת שליטה וסדר במועדים שהוגדרו ובמשימות העומדות על הפרק.

השלב הראשון בתכנון הזמן בצורה יעילה הוא תעדוף המטלות. מנהלים רבים נוטים לפעול בצורה אינסטינקטיבית בעבודתם, לרוב בדרך של ‘כיבוי שריפות’ ומתן תגובה לאירועים דחופים, תכתובות וקיום פגישות אף אם אלו לא נקבעו מראש.

מנהל אשר קובע כבר בתחילת יום העבודה, ומוטב אף בערב שלפני, מהן המשימות החשובות לביצוע ביום שלפניו ומהן המשימות אשר חשיבותן פחותה, יוכל להתחיל את יום העבודה בהרגשה ממוקדת ונינוחה הרבה יותר. ועוד, מנהל אשר מאציל סמכויות לעובדיו ומפנה אליהם מטלות במועדים שונים, ייטיב לייעל את זמן עבודתם באם ינחה אותם בתעדוף המשימות השונות, יסביר על מידת הדחיפות ויקבע מועדים לביצוע.

השלב השני הנחוץ להצלחה בעמידה ביעדים, הוא דבקות ברשימת העדיפויות שנקבעו עוד קודם. המכשול הגדול בהיבט זה הוא גורמי הפרעה המבזבזים את זמנו של העובד ומפריעים למיקוד. אלו יכולים לבוא לידי ביטוי בתגובה לאי מיילים, במענה לטלפונים, בניהול ישיבות מיותרות ובשיחות אקראיות.

המלצות חשובות לניהול נכון של זמן בארגון הן הקצאת פרקי זמן מוגדרים מראש לכל פרויקט, תחימת מסגרת הזמן שהוקצתה לפגישה, הגדרת השעות בהן מתבצע מענה לאי מיילים או מענה לטלפונים, סירוב לקיים שיחות בנושאים שלא נקבע להם מועד מראש והיכולת לעמוד בדבקות בהגדרות אלו מבלי להתפתות למוקדים המהווים בזבזני זמן.

חשיבות לימוד ניהול הזמן במסגרת ייעוץ עסקי

לימוד מיומנות ניהול הזמן בארגון הוא מבין המיומנויות החשובות ביותר הנרכשות במסגרת ייעוץ עסקי. הכשרה מקצועית בתחום זה תוביל את המנהלים והעובדים להתנהלות נכונה בתעדוף משימותיהם, בניצול הזמן בצורה מקסימאלית, בחסכון משאבים והחשוב ביותר להצלחת הארגון בעמידה ביעדים שהוגדרו לו מבעוד מועד. Advising הינה חברה בעלת ייחודיות רבה בתחום הייעוץ העסקי, אשר מתמחה בין השאר בפיתוח מיומנויות הקשורות בניהול זמן ובניהול עובדים.