טיפים שיעזרו לך לגבש נהלי עבודה מצוינים

אחת לשנה מתקיים באלסקה מרוץ מזחלות השלג Iditarod היוקרתי והמפרך ביותר בעולם. אורכו של המסלול 2000 ק"מ והמרוץ נמשך כ-9 ימים בקור מקפיא ותנאי שטח קשים. כל מתחרה מוביל צוות של 12 עד 16 כלבים מגזע אסקי-סיבירי, שמניעים מזחלת שלג שעליה הרוכב, אספקה וציוד והמטרה היא כמובן לחצות את קו הסיום ראשון.

בין האתגרים איתם מתמודד הרוכב נכללים הנהגת צוות הכלבים בסינרגיה מושלמת אל היעד, חלוקת הוראות בזמן אמת, ביצוע שינויים ותיקונים במהלך המסלול, הקשבה לעבודת הכלבים וניווט כיחידה אחת. לכל כלב יש תפקיד מיוחד ובכלל זאת: מוביל הלהקה, המאספים, זקן השבט והכוח הצעיר המניע אותם קדימה. תפקידו של מנהל דומה מאוד לאתגרים איתם מתמודד הרוכב.

מנהל שרוצה להוביל את הצוות שלו להצלחה במסלול העסקי התחרותי והמאתגר, חייב לדעת להוביל את הצוות יחד, לגבש תקשורת בינאישית, להגדיר חלוקת תפקידים ברורה, להתוות נהלי עבודה מסודרים ולהנהיג את הצוות לקו הסיום.

גם אם יבצע המנהל את רוב האתגרים בצורה אופטימלית, באם לא יהיו נהלי עבודה מסודרים, ייקלע המנהל למצב בו כל עובד מושך את המזחלת למקום שונה, ללא תיאום והתוצאה שתתקבל היא ריבוי קונפליקטים, לקוחות לא מרוצים, הפסדים כספיים והכי קריטי – כישלון בהגעה ליעד הראשי.

סוגי נהלי העבודה הקיימים

למעשה לכל תהליך בחברה רצוי שיהיה נוהל מסודר. לדוגמא, מהו הנוהל הנכון לצירוף לקוח חדש לחברה? נוהל פתיחת לקוח מסודר אמור להכיל נתונים שונים כגון פרטי לקוח, שמות אנשי קשר, מסגרת אובליגו לרכישה, תנאי תשלום, אחוז הנחה מהמחירון, חתימה על הסכם או ערבות אישית, שיוך איש קשר אישי לכל לקוח חדש, שליחת מייל הצטרפות וכדומה.

נוהל חשוב נוסף שלעיתים אינו זוכה לתשומת לב מתאימה הוא נוהל גביית תשלומים מלקוחות. לעיתים הרצון שלנו למכור ולבצע עסקה משכיח מאתנו כי חלק מתהליך המכירה צריך לכלול גם את הסדרת תנאי התשלום ואופן התשלום. הניסיון מלמד, שאי השלמת נוהל גבייה, יוביל את החברה למשבר תזרים מזומנים שקשה לצאת ממנו.

גם במחלקת השירות רצוי ואף הכרחי שיהיו נהלים ברורים. לאיש השירות חייבות להיות תשובות אפקטיביות ללקוח ועליו לקיים שני תנאים חשובים במקביל:

1. עמידה בתנאי החברה, שזה אומר מתי מתקנים או מחליפים מוצר, מהו זמן התיקון וכך הלאה.

2. התנאי לעיל חייב להתקיים יחד עם גורם נוסף והוא מתן שירות משביע רצון ללקוח.

אם שני תנאים אלו אינם מתקיימים יחד, הנוהל שגוי ויש לשנותו.

מגבשים נהלי עבודה שבאמת עובדים!

אחת הטעויות הנפוצות בגיבוש נהלי עבודה היא הניסיון להגיע למצב אוטופי, תיאורטי, מה שמוביל לנהלי עבודה שלא יעבדו בשטח הלכה למעשה. לא אחת מנהלים מגבשים נהלי עבודה ללא שיתוף אנשי הצוות וכך יוצא שהם מנחיתים נהלים שאינם תואמים את המציאות. נהלים מסורבלים ולא מתאימים יגררו את העובד להתעלם מהנהלים, כיוון שאלו אינם ברי ביצוע בפועל.

הצעד הראשון ביצירת נוהל הוא שיתוף העובדים לפי מחלקה או רלוונטיות. בתהליך נהלי גבייה מומלץ לצרף את אנשי המכירות, מנהל הכספים וגם נהגים שאמורים לפעמים לאסוף צ'קים מהלקוחות.

טיפ חשוב נוסף הוא לאגד את נהלי העבודה בצורה כתובה ומסודרת. כתיבת נהלים מעניקה יתרונות רבים וביניהם היכולת לשפר את הנוהל הקיים ולהתאימו למציאות המשתנה בהמשך הדרך. יתרון נוסף הוא הצלחת תהליך קליטת עובד חדש באופן מיטבי. כל עובד חדש יוכל בקלות לקרוא את הנהלים, ליישמם כבר בימיו הראשונים בחברה ולהיקלט לצוות הוותיק במהירות ויעילות.

עם זאת ועל אף האמור לעיל, ברצוני לחדד ולהדגיש שיש להיזהר מריבוי נהלים שיהפכו את החברה למסורבלת ולא יעילה. נהלי עבודה אמורים להקל על ביצוע המשימות והאתגרים ולא להיפך. אם הנוהל הקיים מכביד על התפקוד, הוא למעשה אינו משרת את מטרתו ורצוי לשנותו או להחליפו כליל.

לסיכום, יצירה וגיבוש של נהלי עבודה הם תהליך מתמשך שצריך להתעדכן בהתאם למציאות העסקית. על מנת למקסם את הצלחת התהליך, כדאי לצרף יועץ ארגוני שמתמחה בגיבוש נהלי עבודה. היועץ הארגוני מוסיף שיטות ונהלים מוכחים וגם אתה תוכל ליהנות מחברה מסודרת ומנוהלת היטב.

יש לך שאלות נוספות? אנחנו כאן לשירותך!