לייעוץ ראשוני

חלוקת תפקידים וחשיבותה לניהול העסק

בעלי עסקים רבים למדו על בשרם איך לנהל עסק נכון ובפרט בכל הנוגע לנושא חלוקת תפקידים.

אותם בעלי עסקים פתחו את העסק, המשרד או ארגון וגילו כי קיים כאוס מוחלט של חלוקת התפקידים וכי המנהלים או העובדים אינם יודעים מהם תפקידיהם הספציפיים, מהן הגדרות התפקיד ובכלל מה מוטל עליהם.

מצבים מסוג זה, בהם בעלי עסקים לא הצליחו לנהל עסק נכון, התרחשו ועדיין מתרחשים לעיתים תכופות בעסקים כגון: בתי קפה, מסעדות, משרדים, חנויות ואף ארגונים גדולים יותר.

במצב כזה, חשוב לבדוק אופציה של שכירת שירותי ייעוץ עסקי לגיבוש סדר וחלוקת תפקידים אחריות וסמכות נכונה בארגון.

מדוע חשוב לבצע חלוקת תפקידים?

אחת הסיבות הנפוצות ביותר לסכסוכים בין עובדים, חוסר עבודה שוטפת, היעדר פיתוח עסקי ועיכוב התקדמותו של עסק, נעוצה בהיעדר האצלת סמכויות נכונה.

המחסור בחלוקה זו גורם לאי הבנות בין עובדים, אנרכיה בארגון ואי סדר בעסק. אלו מגיעים לעיתים לרמות גבוהות של כאוס ומשבשים את ההתנהלות הסדירה של העסק.

חלוקת תפקידים, בין אם נעשית על ידי מנהל החברה או העסק ובין אם נעשית באמצעותו של יועץ עסקי, הכרחית על מנת שתוכל לתחום ולהגדיר לכל עובד את תחום האחריות שלו ואת תפקידיו.

חלוקת תפקידים נכונה בעסק חשובה על מנת שתוכל לפזר את העומס בין העובדים ולא ליצור עומס על עובד אחד שיישחק בסופו של עניין. בחיי היומיום שלנו אנו יכולים לראות שחלוקת תפקידים מבוצעת כל הזמן ובכל עסק.

לדוגמא, אם נכנסת לרשת בגדים גדולה תוכל לראות כי ברשת מפוזרים עובדים במגוון תפקידים: מקפלי בגדים, מוכרנים, אחראי חדר הלבשה, קופאים, סגנים ומנהלים. כל אחד מעובדי הרשת מקבל תפקיד שבו הוא מתמקד על מנת שלא ייווצר עומס על עובד אחד.

מנהל הסניף יעסוק פחות בהיבט הפיזי של העבודה וזאת משום שעליו להיות פנוי כל זמן לניהול החנות ופיזור נכון של תפקידים, פניות של לקוחות בנושאים שאינם קשורים למכירה, קבלת סחורה וניהול המשמרת.

לעומת זאת, המקפלים יתפנו לעבודה פיזית יותר המתמקדת בקיפול הבגדים וסידורם וזאת משום שאין עליהם להתמודד עם מגוון משימות ותפקידים הקשורים לניהול.

המנהל לא יוכל להמשיך לנהל את החנות ללא המקפלים, המוכרים וכל הצוות בדיוק כפי שאלו לא יוכלו להתקיים בלעדיו.

הפרד ומשול!

בכל הנוגע לתהליך חלוקת תפקידים, אחריות והדרך לדעת איך לנהל נכון עסק, טכניקת הפרד ומשול היא אחת הטכניקות הטובות ביותר.

הטכניקה ניתנת לביצוע במצבים שבהם ישנם בארגון שני עובדים טובים שאינם מסתדרים או שמסתדרים טוב מידי, עד להפרעה למהלך עבודה תקין. במצב כזה חשוב להפריד את העובדים למחלקות שונות ולדאוג כי שם הם מבצעים את תפקידים בצורה יעילה.

כאשר רוצים לנהל עסק נכון, כדאי לשכור שירותים של יועץ עסקי, שיוכל להקנות לך טיפים וחלוקת תפקידים נכונה לעסק.

יועץ טוב יאמר בדרך כלל כי חשוב להאציל סמכויות ולחלק אחריות בעיקר בין מנהלים. חלוקה נכונה תייצב מדיניות ברורה שממנה אפשר לדעת איזה מנהל יכול להתערב בהחלטות כאלו ואיזה באחרות, גם אם מדובר בהחלטות של מנהל אחר.

ככלל לא מומלץ לנהל עסק על ידי אדם אחד בלבד וזאת מפני שהטיפול הופך למסורבל ולא יעיל.

תהליך ייעוץ ארגוני נכון יסייע להבנה, תוך התבוננות בחלוקת הסמכויות בארגון, כיצד ניתן לנהל את העסק טוב יותר. תהליך נכון יסייע למנהלים להתמודדות עם התנגדויות, אבטלה סמויה, קונפליקטים בין עובדים ועוד.

שאלות נוספות? פנו אלינו!

חייגו עכשיו בדיקה עסקית פנייה בווטסאפ