בדוק את העסק שלך

ניהול ישיבות יעיל ופרודוקטיבי – חיסכון של זמן ועצבים

איך מנהלים ישיבות בצורה יעילה

מנהלים רבים המחזקים חברות ועסקים קטנים או בינוניים, נאלצים להיות נוכחים בהמון ישיבות, שחלקן לא תמיד מתוזמנות נכון, מנוהלות היטב או אפילו נחוצות.

כיום, באמצעות ניהול ישיבות בצורה נכונה, ניתן לסנן את הישיבות שאינן נחוצות, לנהל טוב יותר את הישיבות כאשר הן מתקיימות ולתמרן טוב יותר בכל הנוגע ללוחות זמנים הישיבות.

אז איך יודעים איזו ישיבה נחוצה ועל איזו אפשר לוותר?

כאשר אתם מזמנים או מוזמנים לפגישה או ישיבה, חשוב להבין מהם הנושאים שעומדים שעל הפרק, מהי מטרת הישיבה, מדוע נחוצים לכם באותה הישיבה ומה תרומתכם לישיבה.

את הסינון תוכלו לערוך לפי מספר קריטריונים אותם כדאי לבדוק לפני הגעה לישיבה:בדקו אם ניתן לפתור את הסוגיות שעל הפרק ללא ישיבה ומהן האלטרנטיבות האחרות לפתרון.

בדקו האם נוכחותכם תספק תרומה משמעותית לישיבה. אם לאו, תוכלו לבקש תקציר/פרוטוקול עליו תעברו בזמנכם הפנוי.

שאלו עצמכם אם לישיבה יש תרומה אמיתית לאינטרסים או לתפקיד שלכם – אם לא, תוכלו אפילו לדלג על הישיבה ( עם מתן הודעה מראש כמובן).

איך לנהל עסק נכון ללא ישיבות רבות או מיותרות

כאשר אתם מחליטים כי הישיבה המתוכננת אינה אמורה להיות בסדר העדיפויות שלכם, או שאינה נחוצה כלל, תוכלו תמיד לנסות "לסגור פינות" או להגיע להחלטות באמצעות מייל ותכתובת עם האנשים הנכונים.

עוד תוכלו להגיע להחלטות לבד במידה ויש לכם את הכוח לעשות כן.

במידה ולצורך סגירת הנושא או הדיון עליכם להיפגש עם מספר גורמים מרוחקים אחד מהשנייה (בין אם בארץ או בחו"ל) תמיד תוכלו לכנס שיחת ועידה טלפונית או אינטרנטית, באמצעות המחשב שיאפשר הכרות פרונטאלית ואישית יותר.

כיצד לבצע ניהול ישיבות נכון

אם צמצמתם את הישיבות, או לחלופין, אין יותר מידי ברירות ועליכם לקיים ישיבות שונות – חשוב לדעת כיצד לנהל אותם.

בראשית על מנת שתוכלו להגיע בזמן ורגועים לכל ישיבה, בדקו כי מתאם הישיבות שלכם: המזכירה, היומנאי או אתם, ישתמש בתוכנה חכמה לניהול ישיבות (כמו למשל תוכנת OUT LOOK המאפשרת שליחת זימונים בצורה חכמה וקלה).

דאגו כי השעות יהיו עגולות וכי בין ישיבה לישיבה יהיה לכם מספיק מרווח זמן לנסיעה, עצירה להפסקת אוכל והתאוששות.

ברמת המאקרו של תכנון הישיבה והנושאים הנידונים בה, ישנם כמה דגשים חשובים עליהם יש לשים לב בתכנון טוב של ישיבה:

הגדירו את סוג הישיבה – האם אתם מתכוונים להגיע להחלטות, להעלות נושא כלשהו, לבדוק אירוע, לתכנן מהלך או לאסוף מידע. לפי הגדרת התכלית של הישיבה תוכלו לשמור על מיקוד בזמן הישיבה ולא לגלוש לנושאים אחרים.

הגדירו את מטרת הישיבה – האם אתם מעוניינים רק להעלות נושא מבלי למצוא עדיין פתרון, האם יש להתמקד בנושא אחד או בכמה נושאים? הקציבו את מספר השעות המתאימות בהתאם לנושא ומורכבותו. אם מדובר בכמה נושאים קטנים יחסית תוכלו להעלות אותם בישיבה אחת. בהקצאת זמן הקפידו לתת לנושא החשוב ביותר את הזמן הכי ארוך ולנושאים הפשוטים הקציבו זמן קצר יותר.

סיכום פגישה – ללא סיכום פגישה כאילו לא התקיימה. סיכום הפגישה צריך לכלול את המשתתפים, מה סוכם בפגישה, מי עושה מה ומתי. זאת על מנת לבצע מעקב ובקרה שאכן השנואים והמשימות שסוכמו בפגישה נעשים על ידי האחראים לעל משימה ומשימה.

זימונים לישיבה

זימונים לישיבה הוא נושא חשוב ביותר שעלינו ללמוד וללמד את מנהלי היומן שלנו, זאת על מנת שישיבות לא תשתבשנה. לעיתים שוכחים לזמן או לוודא הגעה של אדם אחד שחסרונו הופך את הישיבה ללא יעילה.

לכן חשוב לערוך רשימה של המוזמנים, לזמן אותם תחילה במייל ולאחר מכן על ידי יומן ישיבות חכם או טלפונית ולוודא הגעה. אם נתקלתם בקבוצת אנשים בעלי לוחות זמנים קשים לתיאום, הדפיסו שלושה תאריכים אפשריים עם שעות אפשריות ושלחו למוזמנים לסימון התאריך והשעה המועדפת.

לאחר מכן קבעו את הישיבה לפי התאריך והשעה שיקבלו רוב קולות – כך תוכלו ליהנות ממקסימום נוכחים בישיבה.

אם הישיבה תוכננה קצת מוקדם אל תשכחו לשלוח תזכורת למוזמנים.
בכל ישיבה דאגו להכין תקציר שידווח על מספר המוזמנים לישיבה, על שאלות ובעיות שהועלו בישיבה מסכנות, תוצאות והחלטות. הקפידו לשלוח העתק למשתתפים לאחר הישיבה ולהודות להם על השתתפותם.

שאלות? אל תהססו ליצור איתנו קשר אישי!

חייגו עכשיו בדיקה עסקית פנייה בווטסאפ