7 טיפים מנצחים לגיוס עובדים חדשים

כמעט בכל חברה שאני מלווה או מייעץ לה בתור יועץ עסקי וארגוני, קיימת בעיה ממשית של כוח אדם, בין אם בכוח האדם הקיים ובין אם בגיוס והשמה של עובדים חדשים. לבד מהבעיות ה ״רגילות״ שמנהלי עסקים מתמודדים איתם ביום יום, דאגות פיננסיות ומרדף אחר תשלום מלקוחות והמרוץ הבלתי פוסק אחר הגדלת מכירות ולקוחות חדשים, צץ לו בשנים האחרונות אתגר נוסף איתם מתמודדים בעלי עסקים ומנהלים בארץ וגם ברחבי העולם המערבי: הקושי לגייס עובדים טובים ואיכותיים. אם גם אתה חווה זאת דע לך שאתה לא לבד. יש אכן שינוי אמיתי ומשמעותי בשוק העבודה שמשפיע ישירות על כל המגזר העסקי, מציאות חדשה שמצריכה חשיבה ופתרונות חדשים. השינוי מתחולל בקצב מהיר ולפי רוב התחזיות זה רק ילך ויחמיר. יש הרבה סיבות שגורמים לכך אך לדעתי שניים מתוכם הם המשפיעים ביותר. מדובר בתהליכים ושינויים שהחלו לפני כ 10 שנים במגמה מתעצמת עד היום. רגע לפני שנגיע לאיך פותרים את מצוקת איתור עובדים חדשים, חשוב שתבין את שורש השינוי.  אם תבין מול מה אתה מתמודד תוכל לפצח את מעגל הקסמים בו אתה נמצא. שים לב שכתבתי קשה למצוא ולא אין עובדים והסיבה לכך שיש דרך ישימה לשדרג את איכות צוות העובדים הקיים שלך, לא בזבנג וגמרנו, אלא ביסוס מערך עובדים ומנהלים איכותיים, מסורים ונאמנים שיהוו את המנוע העיקרי להצלחת החברה שלך.

אמנם זה יצריך ממך לא מעט מאמץ וזמן אבל אם תוביל ותיישם את 7 הטיפים שלי תוכל להקיף את עצמך בצוות עובדים מצוינים.

אז מה נשתנה?

בכל סבך הנתונים והמידע שמציף אותנו אתמקד בשתי עובדות שהם לא בדיוק קשורות אחת לשנייה אך השילוב ביניהם יוצר מציאות חדשה. הגורם הראשון הוא אחוז האבטלה הנמוכה. אם בשנת 2004 אחוז האבטלה בישראל עמד על 10.4%, כיום לפי נתוני הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה אחוז האבטלה בישראל עומד על 3.9%, שיא של כל הזמנים. מצב זה אינו ייחודי רק לישראל. בארה"ב אחוז האבטלה נמצא בתחתית הבאר ועומד על 4% וגם ארצות נוספות כמו קנדה ואירופה מציגות גם הן אחוזי אבטלה נמוכים.  אחוז אבטלה נמוך משמעותו פחות עובדים זמינים לעבודה. כאן נכנס לפעולה אחד מיסודות הכלכלה הבסיסיים: עיקרון ההיצע והביקוש. החוק קובע כשיש עודף ביקוש מהיקף ההיצע מורגשת עליית מחירים וקושי למצוא את מבוקשינו. כמובן עיקרון זה פועל גם להיפך. עודף היצע על רמת הביקוש יגרום לירידת מחירים, תחרות אכזרית בין העסקים ושפע אפשרויות לצרכן. חוקים אלו פועלים גם על שוק העבודה.

אבטלה נמוכה מציעה למנהלים ובעלי עסקים פחות היצע של עובדים משנים קודמות. כאן בדיוק מורגש השינוי איתו אתה מתמודד, לכן אתה מקבל פחות מועמדים שמגיעים לראיון עבודה, דרישות שכר גבוהות ואם לא די בכך רובם מבקשים גם תנאים נוספים ביניהם שעות עבודה גמישות, תנאים סוציאליים משודרגים, אפשרויות קידום וסביבת עבודה נעימה. לפעמים נראה שהשכיר בעצם הוא הבוס והמנהל מוצא עצמו בעמדת נחיתות. כלומר לשכירים יש כיום הרבה יותר הצעות ממעסיקים (ביקוש) מאשר היצע, לכן הם יכולים להציב תנאים גבוהים ממה שאתה המעסיק מוכן ויכול לשלם. כן הבנת נכון, אם פעם הכוח היה אצל המעסיקים, כיום המטוטלת עברה לצד השני, השכירים שולטים כיום. שלא תבינו אותי לא נכון, אני בעד קידום ושיפור מעמד השכירים, שהם המנוע העיקרי להנעת המשק קדימה. הרי לא נרצה לראות אחוזי אבטלה כמו בספרד או יוון ורמת חיים נמוכה. בתרשים הבא ניתן לראות את הירידה באחוז האבטלה שגורמת לקושי לגייס עובדים חדשים.

בכל דור ודור…

הגורם השני ולא פחות חשוב הוא השינוי בדורות. כל 25 שנה מגיח לעולם דור חדש, עם ערכים והנחות יסודות שונות לגמרי מהדור הקודם. הבדלי הגישות בין הדורות השונים הם כיום עובדה ידועה וכל אחד מאיתנו חווה זאת בדרך זו או אחרת. מה שחשוב לדור אחד אינו מעניין את הדור השני ולהפך. הבדלים אילו מקשים מאוד על גיוס עובדים ולא פחות חשוב על הדרך לשימור עובדים קיימים. את שושלת הדורות נהוג לחלק לפי תאריכי לידה ושמות נפרדים: דור X, דור Y דור Z . ניתן לראות בתרשים את ההבדלים בתפיסת המציאות והשאיפות האישיות.

         דור X                                דור Y                               דור Z

כפי שניתן לראות בתרשים בכל דור מוטמעים ערכים והנחות יסוד שונים שגורמים להתנהגות אחרת, רצונות שונים ותפיסת מציאות שונה לגמרי. רוב המנהלים שפגשתי עד היום (פרט להייטק) הם מנהלים מדור X, כלומר דור שחונך בדרך של קשיחות וחוסר גמישות, חומרניות וחתירה בלתי פוסקת אחר הצלחה וכסף, ציות לכללים והליכה בתלם. כל אלו הם הערכים שקיימים ברוב המנהלים היום וכמובן שאין זו אשמתם, הם פשוט נולדו בדור הזה ובתוכם אני. אז מה קורה כאשר מגיע דור z לעבוד בחברה? דור עם תפיסת מציאות שונה, שמחובר לעולם הדיגיטלי, שחותר לשיתוף ודיאלוג, שמקדיש זמן לרגשות ולהתחבר ל"אני" שלו. לך תיצור חיבור בין דור X שחייג עוד בטלפון חוגה, לדור Z שאפילו לא הכיר את טלפון המקשים ו"קפץ" ישר למסך מגע. בין דור X שהיה לו סה"כ  12 צעצועים כל הילדות, לדור של שפע בלתי יאומן. לפני שאמשיך אומר כי אין דבר כזה דור טוב או רע, אלא רק שונה זה מזה. לכל המתרפקים והמתגעגעים ל ״פעם״, הגיע הזמן להתעורר, התקופה ההיא לא תחזור וצריך להביט קדימה.

אם בעבר התרגלת למבחר עובדים גדול, עובדים עם דרישות מינימליות, עלויות שכר נמוכות, ותנאי עבודה רגילים, הרי שהמציאות כיום שונה לגמרי. כיום לשכירים יש מעמד חדש שמאפשר להם להציג דרישות ותנאים כתנאי לעבודתם בחברה. אין חולק שגם לשכיר מגיע שכר הולם לכישוריו, סביבת עבודה ידידותית ונעימה ומנהלים גם קשוחים אבל גם סבלניים.

טוב, אחרי שהבנו מהם הגורמים לבעיה בוא ננסה לראות איך מרבעים את המעגל ומתווים תוכנית פעולה ישימה. התוכנית מכילה 7 טיפים ושלבים שחייבים להתבצע כמקשה אחת. אם תבצע רק חלק מהם, לא תקבל כלום.

1. מציאות מדומה

אם אתה לא מקבל את העובדה שהשילוב בין אחוז אבטלה נמוך יחד עם השינוי בדמותו של העובד החדש, הסיכוי שלך להצליח קלושים. סביר להניח שתמשיך לעשות עוד מאותו דבר אבל זה לא יעבוד. ראיתי הרבה שנכשלו ועדיין נכשלים. המציאות חזקה מכל עסק או חברה בודדת, לכן השינוי צריך לבוא ממך.

2. ההגה עכשיו בידיים שלך

עכשיו כשאתה מוכן, תתחיל לגבש תכנון ארוך טווח לגיוס והשמת עובדים, תחילה ע"י יצירת מסלול פרסומי קבוע של מודעות דרושים. מודעות הדרושים יכולים לכלול חלק מתפקידי המפתח בחברה שלך או את כלל העובדים, תלוי מאוד מה מצב כוח האדם בחברה שלך. גם אם כיום יש לך עובדים טובים זכור שזה מצב נזיל מאוד. מספיק שעובד אחד מרכזי עוזב ואתה בבעיה כי תהליך הגיוס בימינו לוקח זמן. פרסום עקבי של מודעות דרושים מעביר את השליטה לידיים שלך ויאפשר לך לבדוק מה ההיצע שיש בשוק העבודה והאם ניתן לשפר את הקיים. תוכל גם במקרה הצורך לגייס במהירות מתוך המאגר שיש לך. אם אתה שואל מה יעזור לי עובד שראיינתי לפני חצי שנה כי הוא כבר בטח מצא עבודה, התשובה לכך תגיע בטיפ מספר 6. כמו כן וודא שמודעות הדרושים יהיו מפתות מנוסחות היטב, מודעת דרושים לקונית לא תבלוט בין שלל המתחרים.

3. השלב הכי "כיפי"

לרוב המנהלים שפגשתי זה אולי החלק הכי קשה. לקרוא את כל קורות החיים שהגיעו. לעיתים תכופות אני שומע משהו כמו: "הגיעו מעל 100 קורות חיים, עכשיו צריך לקרוא את כולם? אין לי זמן ואין לי כוח". האמת היא שאין לך ברירה. אתה או מישהו בעל ידע בכוח אדם צריך לקרוא ולמיין בצורה סיזיפית, אין קיצורי דרך. אופציה אחרת ובהחלט ישימה היא להשתמש בשירותיהם של חברות כוח אדם. אם בכל זאת החלטת לקחת את המשימה הזאת לידך אל תהיה בררני מידי. זמן לראיונות גם כאלו שלא נראו לך הכי מתאימים בקו״ח, יש הפתעות בחיים. ודבר אחרון, תגיב מהר. לא אחת ראיתי שמפרסמים מודעת דרושים ורק אחרי שבוע שבועיים מתחילים למיין. זה אולי עבד פעם אבל כיום למועמד יש הרבה יותר הצעות וכל הקודם זוכה.

4. נא להדק חגורות

נהלי עבודה וייעול תהליכים הם תנאי הכרחי בגיבוש צוות עובדים מיומן. אם אין לך נהלים יעילים שמיושמים בפועל, אז החברה שלך לא יעילה. חברה לא יעילה מוציאה יותר כסף מהמתחרים שלה ומחמיצה הזדמנות פז לחסוך בהוצאות. עודף בכוח אדם כתוצאה מתפעול מסורבל ולא יעיל מגדיל את הוצאות כוח האדם בחברה ומונע ממנה להשקיע באפיקים מניבים יותר. אם ניסית בעבר לבנות נהלי עבודה אבל לא הצלחת אולי כדאי לך לשקול לצרף לצידך איש מקצוע, יועץ ארגוני מנוסה בהטמעת נהלי עבודה. זהו שלב קריטי בו תוכל לחסוך כסף בעובדים מיותרים ,מה שהכרחי אם רוצים להצליח בשלב הבא, שלב קשה במיוחד.

5. כמה זה עולה לי?

בוא נתחיל בעובדה שלא תהיה לך קלה לעיכול. אתה צריך להתחיל לשלם לחלק מהעובדים שלך יותר כסף, גם לעובדים חדשים וגם לעובדים קיימים על מנת לשמר אותם לטווח ארוך.

למה? כי יש יותר ביקוש מהיצע, אז שכר העובדים עולה. אני כבר רואה את התגובה שלך: "גם ככה אני בקושי מרוויח אז גם לעלות שכר? בכלל אפשוט רגל".

לא דווקא. אם  תפעל לפי טיפ מספר 4 ותייעל תהליכים ותחסוך בהוצאות תוכל להפנות אותם להעלאת שכר העובדים שאתה חפץ לגייס או לשמר.

אם  תסרב לשלם קצת יותר תגרום לחברה שלך נזק בכך שחלק או כל העובדים שלך לא בדיוק מתאימים או טובים מספיק, מה שמוביל לירידת מכירות ושירות לקוי.

6. חפש את הצייד שבך

בניית מאגר עובדים איכותיים הוא כלי חזק מאוד לשדרוג כוח האדם שלך. גם אם ראיינת עובד לפני חצי שנה, תוכל עדיין לפנות אליו בעתיד ולהגיש לו הצעה מפתה.

עובדים מוכשרים ואיכותיים מחוזרים ללא הרף וכדאי שגם אתה תתחיל לפעול במסלול זה.

אתה בטח מכיר את רוב המתחרים שלך וחלק מהעובדים שלהם וסביר להניח שחלק מכוח האדם שלהם יכול להתאים גם לך. העולם העסקי הוא עולם קר וקשוח וכל עוד שלא עוברים על החוק זה לגיטימי "לשאוב" עובד אליך. לא מן הנמנע שאותו עובד שאליו אתה פונה, אינו מרוצה ממקום עבודתו הנוכחי ואולי אף מחפש עבודה אחרת, כך שיש לנו כאן win-win .  נסה לאתר עובד בחברה אחרת שאתה מכיר ומעריך ושיכול לדעתך לתרום לחברה שלך.

כמובן שתצטרך להגיש הצעה מפתה הכוללת שכר ותנאים טובים יותר. גם אם השכר יהיה יותר ממה שתכננת, בצע סימולציות ותסריטים פיננסים שונים מה תהיה התרומה של העובד לחברה אל מול התוספת בעלות השכר. אם המודל העסקי שלך בנוי נכון סביר להניח שמהלך כזה ישתלם לך פעמיים: גם תגייס עובד איכותי וגם תגדיל את הרווחים.

7. יש חור בדלי

לפני שאתה מתחיל לגייס עובדים חדשים, כדאי לבדוק מה הסטטוס של הצוות הקיים שלך.

אין טעם למלא דלי מים כאשר יש חור בתחתית. מן הסתם, אתה מרוצה מחלק מהעובדים וחלק לא, אז לאלו שאתה כן חושב שהם עובדים מתאימים לחברה כדאי ליצור מסלול שימור עובדים לטווח הארוך. לשם כך בדוק את רמת המוטיבציה שלהם, ערוך שיחה אישית ולא פחות תיצור עבורם מסלול קידום הן בתפקיד והן בשכר. זכור, יש לשכירים היום הרבה הצעות עבודה ושימור עובדים קיימים הוא חלק הכרחי בתהליך. נתון נוסף מעניין הוא  שעלות גיוס עובד חדש לעומת קיים גבוהה בערך פי 8, כך שאם עובד קיים מבקש העלאה במשכורת שאתה מאמין שהוא עובד טוב ואתה מרוצה ממנו, כדאי שתשקול את עלות התוספת אל מול עלות גיוס והדרכה של איש חדש, שגם לא בטוח שיעלה על הביצועים של הקיים.

לסיכום

כלכלת העולם משתנה ונעה קדימה ללא הרף וגם מנהלים ובעלי עסקים חייבים לעשות את השינויים המתאימים על מנת להשתלב נכון ולהגיע לתוצאות עסקיות טובות. כוח אדם הינו המנוע העיקרי של כל עסק או חברה, ומקסום ההון האנושי יביא בהכרח לתוצאות כלכליות טובות יותר לחברה שלך. אני ממליץ לך לסגל דפוסי ניהול חדשים בכל הקשור לגיוס ושימור עובדים קיימים, כך תוכל להבטיח שהחברה שלך תמשיך לצמוח עם צוות עובדים מיומן ומקצועי.

"ההישג החשוב ביותר של מנהיג הוא לזכות בהערכתם ובאמונם של אנשי הצוות שלו."

(גלולת המנהיגות – קן בלנצ'רד, מרק מוצ'ניק).