האצלה של סמכויות

האצלה של סמכויות, אחריות ומטלות מהווה אחד מהקשיים המרכזיים ביותר בהם נתקלים מנהלים בעבודתם השוטפת. על אף היתרונות הרבים הטמונים בהאצלה נכונה של סמכויות, עסקים רבים בוחרים שלא להתמודד עם האתגר ולהמשיך בעבודה צפופה, בהצפה של מטלות וכתוצאה מכך מסתפקים בתוצאות פחות פרודוקטיביות.

חשיבות האצלת סמכויות בארגון

האצלת סמכויות בארגון אשר נעשית בצורה נכונה ומתאימה, תאפשר למנהל לבצע את עבודתו בצורה האפקטיבית ביותר. שכן, החלוקה תסייע בהגדרת משימות, בתכנון אסטרטגיה, בביצוע נהלי בקרה, בהנעת עובדים ובתחומים נוספים.

בנוסף, הטלת אחריות נוספת מביאה לעידוד תחושת סיפוק וערך עצמי, מאתגרת ומגוונת את עבודת הסגל ופותחת בפניו תחומים אשר לא התנסה בהם קודם לכן. העובד מתרגל יכולת קבלת החלטות, מפתח את שיקול הדעת ולומד להעריך חלופות שונות לביצוע.

כיצד לבצע האצלת סמכויות אפקטיבית

ביצוע נכון של האצלת סמכויות מתחיל בבחירת העובד המתאים למשימה העומדת על הפרק. כדי לבדוק את התאמת העובד למשימה, מומלץ להתחיל להעביר אליו מטלות קטנות בהיקפן אשר קשורות לאותו התחום ולבדוק את אופן התנהלותו בהן ואת מידת הצלחתו.

משנבחר האדם המתאים, חשוב להנחותו בצורה ברורה אודות שלבי העבודה, הציפיות ממנו, לוח הזמנים, מרחב שיקול הדעת הניתן לו, תחומים בהם עליו לקבל את אישור וכדומה. במהלך העבודה, מומלץ מאוד לקבוע נקודות מעקב ובקרה בהן יבדוק המנהל את אופן ההתקדמות, את העמידה בזמנים ויבצע בדיקת איכות. עליו להנחות את העובד באשר להמשך במידה ונדרש ואף להביע משוב חיובי ועידוד על העבודה שבוצעה.

בסיומו של הפרויקט יש לערוך משוב כולל המתייחס לתוצאה שהושגה ולאופן התנהלות העובד. חשוב לדעת כיצד לבצע משוב בצורה נכונה, המשלבת העברת ביקורת בונה לצד התייחסות חיובית לנקודות הטובות בביצוע העובד. המשוב צריך לכלול התייחסות פרטנית ולא הערות כלליות אשר העובד אינו יכול להתייחס אליהן ואף לא יוכל לגזור מכך המלצות להמשך.

האצלת סמכויות במסגרת שינויים ארגוניים

שינויים ארגוניים, אם בתחום המשאב האנושי ואם בתחומי העיסוק של הארגון, דורשים יכולת ניהולית גבוהה והנעת העובדים ברמה הגבוהה ביותר. השינוי הארגוני גורר אחריו עומס מטלות חדשות לביצוע ודורש בניית תוכנית עסקית אפקטיבית להצלחתו. מיקוד המנהל בעבודת הניהול והתכנון, על ידי האצלת סמכויות נכונה, יוביל את הארגון לביצוע השינוי והטמעתו בצורה הטובה ביותר.

איתור האצלת סמכויות בעייתית בארגון

הימנעות מהאצלת סמכויות בארגונים רבים נובעת משתי סיבות עיקריות: האחת, החשיבה המוטעית לפיה רק המנהל עצמו ייטיב לבצע את המשימה, והסיבה השנייה, ההרגל לבצע משימות רבות באופן עצמאי, מבלי להבחין כי ניתן להעביר בהצלחה משימות רבות ולהפחית מהעומס בצורה ניכרת.

ריכוז מטלות בארגון, יכול להתבטא בהצרת אופקים בדרג הניהולי, בעומס עבודה רב, בניהול זמן לקוי וכתוצאה מכל אלה, באי-עמידה במטלות החשובות לביצוע במועדן.

הפתרון לבעייתיות זו, טמון בהכשרת המנהלים כחלק מתוכניות פיתוח מנהלים, כיצד להנחות את העובד במשימות, בהגדרת שיקול הדעת המועבר לעובד ובלימוד היכולת להעביר משוב ולבצע בקרה. כל אלו ועוד כלים לניהול נלמדים ביסודיות במסגרת ייעוץ עסקי מקצועי.