למה כל מנהל צריך יועצים מומחים וכיצד יבחר אותם בתבונה?

לפני 20 שנה העולם העסקי היה פשוט יותר. פחות מתחרים, מתחי רווחים נדיבים וכוח אדם זמין. כיום המציאות שונה לגמרי. התחרות קשה וצפופה והרווחים הצטמצמו, מה שמאלץ מנהלים וחברות לניהול עסקי מדויק, השקעה גדולה יותר בערוצי השיווק והפרסום, ניהול כספים אחראי וגיבוש צוות עובדים איכותי .

מציאות זו יוצרת עומס על מנהלי החברה, בעיקר בחברה עם מנהל בודד ללא שדרה ניהולית תומכת. מצד אחד, האתגרים איתם מתמודד המנהל הבודד התרחבו והפכו קשים יותר לביצוע ומנגד הזמן והאנרגיה שעומדים לרשות המנהל נותרו ללא שינוי. מנהל שישכיל להקיף עצמו ביועצים ומומחים דוגמת יועץ עסקי וארגוני מנוסה, יועץ מס קפדן או עורך דין חכם, יקבל לידיו תמורות משמעותיות שיובילו את החברה שלו למטרות שהציב.

יועץ עסקי וארגוני

בישראל יש נטייה לשפוט לשלילה יועצים למיניהם כאשר מרבית המנהלים תופסים את קבלת העזרה כחולשה או וויתור עצמי. עד שיום אחד יגיע לפתחו של המנהל משבר רציני אותו יתקשה לפתור לבד ואז יצטרך להתעמת עם האגו שלו ולשקול לחיוב את האפשרות להיוועץ במומחה.

חשוב להדגיש שללא קשר לאיכות והידע האישי של המנהל, כיום כמעט בלתי אפשרי לנהל עסק מצליח ללא ייעוץ והכוונה מקצועית במגוון האספקטים השונים של ניהול עסק. יועץ עסקי או ארגוני אוצר בתוכו ידע וניסיון רב, בעוד מנהל החברה מצוי אך ורק בתוך העולם העסקי המצומצם שלו.

יועץ עסקי חשוף לשיטות עבודה יעילות ומגוונות וברשותו מאגר כלים ניהוליים אפקטיביים, שיכולים בוודאות להניע תהליכי שינוי בחברה. בדרך כלל, כלים אלו אינם ידועים למנהל החברה ובלעדיהם יתקשה מאוד להצליח בשוק העסקי והדינמי של ימינו.

כל מנהל יודע שצריך לעשות פרסום בפייסבוק ובאינטרנט על מנת למתג את החברה ומוצריה, אך השאלה היא איך בדיוק עושים זה? הרי יש עשרות נתיבים אפשריים לבחירה. גם אם יש למנהל ניסיון כלשהו בפרסום, הוא אינו בר השוואה ליועץ עסקי שליווה מאות תהליכים כאלו מאות ומבין כיצד יש לבנות את מערך הפרסום והשיווק.

כל מנהל חולם על הצוות האולטימטיבי, שנע יחד אל המטרה כמכונה משומנת. בפועל המציאות שונה לגמרי. מוטיבציה ירודה, חוסר בנהלי עבודה, תככים ומשברים, בדיוק ההיפך מחזון המנהל. לעומת זאת יועץ ארגוני מתמחה בבניית תהליכים אלו, מבין את הדינמיקה האנושית ויכול בהחלט להוביל תהליך שיגבש צוות עובדים נאמן וחדור מטרה.

למנהלים רבים חסר ידע בסיסי פיננסי קריטי שמונע מהם להתקדם ולהצליח. חלקם לא מבינים מה כתוב בדוח השנתי שיגיש להם יועץ המס, איך בדיוק מחשבים ריבית ועמלות בבנק, מהו תזרים מזומנים נכון, איך בונים מבנה אשראי בנקאי מתאים שאינו חונק את החברה כספית, כיצד מתמחרים מוצר או שירות אל מול המתחרים, מהם זכויות העובדים ועוד.

כמובן שהמנהל יכול לנקוט בגישה של ניסוי וטעייה, כלומר ננסה לבד עד שנצליח, אם נצליח. רק שניסויים אלו עולים בכסף וזמן יקר, שני משאבים שאין לחברה כרגע. דרך המלך היא לצרף יועץ ארגוני או עסקי, שייצור בועת זמן, יחלק משימות, יקבע לוחות זמנים ויגבש תוכנית עבודה שנתית.

יועץ מס

התפקיד העיקרי של יועץ מס הוא לאסוף את הנתונים הכספיים של החברה ולהגיש את דוחות החברה לרשויות החוק. לרוב, הקשר עם יועץ המס מסתכם בהעברת מסמכים וקבלת דוח שנתי בסוף שנת העסקים.

מנהלים רבים אינם נוטים לקבל דוחות כספיים חודשיים או רבעוניים בזמן אמת כדי לנסות להבין האם החברה אכן מתקדמת למטרה שהוצבה. רוב המנהלים חותמים על דוח שנתי שמוגש לרשויות נניח עבור שנת 2015, רק בחודש יולי 2016, קרי רק שנה וחצי לאחר ששנת העסקים החלה, יוכל המנהל לדעת האם פעל נכון או לא.

כלומר, למנהל אין שום יכולת להשפיע על ביצועי החברה בפועל, מצב די אבסורדי ומסוכן מאוד לכל עסק. אם החברה צברה הפסדים וצועדת במסלול שלילי, כעת לא נותר לעשות כלום חוץ מלפרוע את החובות, אם בכלל ניתן לפרוע אותם.

השאלה המתבקשת היא, מדוע לא ביקש המנהל מיועץ המס דוח רווח/והפסד מותאם, כבר במאי 2015? כך היה יכול לראות בזמן אמת אם החברה צועדת בכיוון הנכון, ואם לא כך הדבר, יכול היה לבצע שינויים בזמן הווה שיבטיחו עמידה ביעדים. דוחות כספיים מיועץ המס צריכים להיות מותאמים באופן מלא, ועל המנהל לדרוש מיועץ המס דוחות אלו באופן שוטף. דוחות אלו מהווים את מפת הדרכים של החברה, ובלעדיהם הסיכוי להגיע ליעד פוחת משמעותית.

עורך דין

לרוב אנו פונים לקבלת שירות מעורך דין כאשר משבר צץ ומתפרץ לעברנו ויש צורך בהגשת תביעה או כתב הגנה. השירות נדרש עקב נסיבות שונות, כגון לקוח שלא שילם והחברה נאלצת להגיש תביעה מסובכת ללא ערבויות כספיות ואישיות, עובד חברה לשעבר שהגיש תביעה בבית דין לעבודה בגין זכויות שהופרו על ידי החברה, אי הסכמה עם בעל הנכס או השותף וכדומה.

רובנו מקבלים זאת כמציאות קיימת שלא ניתנת לשינוי, אך מחשבה נוספת יכולה למנוע הרבה מאוד מצבים כאלו. הסכם או חוזה שנחתם בזמן הנכון ולא לאחר מעשה, יכול להגן על החברה.

בישראל של 2017 התרחבו מאוד זכויותיהם של העובדים וטוב שכך. יותר ויותר עובדים מגישים תביעות בבית דין לעבודה כנגד מעסיקיהם לשעבר, בטענה של הפרת זכויות וברוב המקרים בית המשפט אכן מכריע לטובתם. חוזים אישיים לכל עובד מחד וידיעת החוק מאידך תצמצם תביעות ומשברים. בדיוק כמו שלא הולכים לבית משפט ללא עורך דין, גם כאן, הסכמים מנסחים עורכי דין ולא מנהלים.

סיפור קצר: לפני כמה שנים ליוויתי עסק של מאפייה במרכז הארץ. את המאפייה הקימו שני בחורים צעירים, מוכשרים ונמרצים. במשך 5 שנים הם עבדו מבוקר עד ליל (מאפייה מחייבת עבודה בשעות הלילה) ולקחו הלוואות, עד שלבסוף החברה שלהם הפכה לרווחית ומצליחה.

יום אחד הגיע הזמן לחדש את חוזה השכירות עם בעל הנכס. להפתעתם התברר להם שבעל העסק אינו מתכוון להאריך את חוזה השכירות שלהם וזאת ללא שום סיבה נראית לעין ולמרות ששילמו את כל התשלומים כמוסכם במשך 5 שנים. גם לאחר הצעה של השוכרים להעלות את שכר הדירה נתקלו בסירוב מבעל הנכס.

לימים התגלתה הסיבה האמיתית. בבדיקה שערך בעל הנכס בחוזה השכירות, לא נכתב סעיף שמגביל את בעל הנכס לפתוח מאפייה בדיוק באותו מקום. בעל הנכס עשה שיקול עסקי קר, אומנם לא אתי אבל חוקי: להשתלט על עסק מצליח ולהפוך בן לילה לבעל המאפיה ואכן כך היה.

שני הבחורים הצעירים עמדו מנגד וראו כיצד העסק המצליח שלהם עובר לידיו של בעל הנכס בגלל שלא שכרו את שירותיו של עורך דין בתחילת הדרך.

אם היו פונים לעורך דין בשלב ההתקשרות עם בעל הנכס, אין ספק שהחוזה המקצועי היה מעגן עבורם הגנות ותנאים מגבילים, שאחת מהם הייתה בוודאות מונעת השתלטות שכזאת. ההחלטה בזמן הקמת העסק של שני הבחורים הצעירים לחסוך שכר טרחת עורך דין שעמד על- 5000 ₪ , עלתה להם בכ- 450,00 ₪, החלטה ניהולית שגוייה וקריטית לכל הדעות.

אתה לא רואה את הגב של עצמך

כמות המידע אליה אנו נחשפים היא עצומה, אין מנהל שיוכל לדעת הכל, מוכשר ככל שיהיה. פשוט אין זמן, פנאי, או יכולת לעקוב אחר השינויים וללמוד אותם.

בעת לימודי כיועץ אירגוני באוניברסיטת בר אילן, שאלתי את אחד המורים: "למה אני צריך יועץ לעצמי? אני כבר יודע כל מה שיועץ אחר למד כאן, מה הוא כבר יכול לחדש לי?" התשובה שקיבלתי הייתה: "כי אתה לא רואה את הגב של עצמך" וזו מהות כל העניין.

השקפה שונה ונקודת מבט אחרת, יכולה להוות את ההבדל בין הצלחה וכישלון. כל מנהל חייב לוודא שתמיד יש מישהו שמגבה את החלטותיו בצורה מקצועית, בין אם זה יועץ עסקי, עורך דין או יועץ מס. צוות יועצים מומחים שמקיפים מנהל, מגבירים את הסיכוי ומקטינים את הסיכון.

קרא ותדע: כיצד לנהל את העסק שלך טוב יותר?