תהליך מכירה נכון כולל בתוכו מספר שלבים יסודיים: הקמת מערך שיווק, שיטות המכירה בפועל, אספקת הסחורה וקבלת תשלום עבור העסקה.

חברות משקיעות מאמץ אדיר ביישומם של שלבים אלו ולא אחת קורה שהשלב האחרון, גביית תשלום מלקוחות, אינו מטופל כראוי. עקב כך נוצרות בעיות מהותיות בתפקודו הבריא של הארגון.

תהליך הגבייה הינו חלק בלתי נפרד ממהלך המכירה וכאשר מנהלים אותו באופן שגוי, הוא עלול להוביל את החברה לקשיים תפעוליים וכספיים.

גבייה לקויה מובילה להפסדים כספיים

חברה שאינה מקבלת תשלום סדיר מלקוחותיה, מייצרת לעצמה בעיות דוגמת תזרים מזומנים שלילי, הגברת חשיפת הסיכון במתן אשראי ללקוחות ועלייה בהוצאות הריביות. כל אלו גורמים להפסדים כספיים ומשבשים את פעילותה השוטפת של החברה.

תזרים מזומנים שלילי

הבעיה המשמעותית ביותר שנגרמת בגין אי קבלת תשלום בזמן היא תזרים מזומנים שלילי. תזרים מזומנים הוא צינור חמצן פיננסי, שבלעדיו חברה עלולה לחדול מקיומה.

אי קבלת תשלום בזמן מלקוחות, עלולה להוביל למצב שהחברה אינה יכולה לשלם את ההוצאות וההתחייבות השוטפות במועד שנקבע, מה שעלול להוביל לחריגה ממסגרות האשראי הבנקאיות ולעיתים אף להחזרת צ'קים ואי תשלום לספקים.

חשיפת יתר

אחד השלבים בעת ביצוע עסקה הוא סיכום תנאי התשלום. תנאי התשלום במשק הישראלי נעים בין שוטף +60 יום עד לשוטף +120 יום ואף יותר. מתן תנאי אשראי מופלגים ללקוחות, מעבר לשוטף +90 יום, חושפת את החברה לסיכון כספי גבוה.

דחיית מועד הפירעון מעבר למוסכם, יוצרת חשיפת אובליגו אשראי גבוהה ומקטינה את סיכויי החברה לפרוע במלואם את התשלומים שקיבלה מלקוחותיה.

הוצאות בגין ריביות מיותרות

לכל חברה מסגרות אשראי בנקאיות נתונות, המאפשרות תשלום הוצאות מחד וקבלת תשלום מלקוחות מאידך. הפרת איזון עדין זה, תאלץ את החברה להרחיב את מסגרות האשראי הבנקאיות הקיימות.הרחבה זו תגרום לתשלום ריביות ועמלות בנקאיות גבוהות שיפחיתו את הרווח הכולל של החברה.

איך מגבשים תהליך גבייה נכון?

החלק החשוב בתהליך הגבייה, הוא הבנה שאי קיום תנאי התשלום כמוסכם, דינו כעסקה לא שלמה. החברה ומנהליה הם שקובעים מהם תנאי התשלום ואופן התשלום. יחד עם צוות המכירות, עליהם לוודא שאכן מומשו כל תנאי העסקה. הדרך הנכונה היא לכלול תנאי ואופן תשלום בהצעות המחיר ובנוסף לבצע בקרה שוטפת כי אכן תנאים אלו מתקיימים על ידי לקוחות החברה הלכה למעשה.

הצעת מחיר נכונה

בכל הצעת מחיר יש לכלול פרק ברור לגבי תנאי התשלום ואופן התשלום כחלק ממדיניות התשלומים הכוללת של החברה:

• תנאי תשלום – תאריך פירעון העסקה מיום הנפקת החשבונית.
• אופן תשלום – איך ומתי יגיע התשלום לידי החברה.

באחריות המנהל להגדיר לצוות המכירות שכל עסקה חייבת לעמוד בתנאי ואופן התשלום. האתגר של צוות המכירות הוא לא רק "להביא" עסקאות, אלא לוודא שהעסקה אכן תממש גם את תנאי התשלום.

תהליך בקרה מונעת

לאחר ביצוע העסקה, צריכה החברה לבצע הליך בקרה של קבלת התשלום בפועל והשוואתו לתנאי העסקה המקוריים. באם נמצאה חריגה מתנאי אשראי אלו, יש לטפל בסוגיה זו במיידית מול הלקוח. תהליך בקרה בזמן אמת ימנע קבלת תשלומים בניגוד לתנאי העסקה ויצהיר הן ללקוחות החברה והן לצוות המכירות שהחברה בודקת בעין בוחנת את התשלומים ואינה מתירה חריגות.

אחדות מטרה

אחריות המנהלים וצוות המכירות, לגבש אחדות מטרה בתהליך הגבייה. על צוות המכירות להיות מחויב באופן מלא לנושא תנאי ואופן התשלום. מנהלים אמורים לגלות גמישות סבירה בתנאי התשלום ולהוביל את צוות המכירות לתהליך שהולם את מדיניות התשלום בחברה.

חשוב מאוד לפעול בצורה מסודרת, להקדיש תשומת לב מירבית לכל שלב ושלב ולהימנע מטעויות שיעלו לחברה בזמן ובמשאבים כלכליים. לשם כך, כדאי להשקיע בבניית מודל חכם ומדויק של גביית תשלום, כזה התואם את אופי החברה ולקחותיה.

מומלץ לרתום לשלבי הבנייה יועץ עסקי מקצועי לליווי התהליך הראשוני. בסופו של יום, הלקוחות שלך חשובים, אבל הכסף שלך חשוב לא פחות.

קרא ותדע: כך תשמור על הלקוחות שלך קרוב אלייך!