הגדרת תפקיד

הגדרת תפקיד – אבן יסוד בניהול הארגון

חלק ניכר מהתופעה של "היעדר זמן" מקורו בהיעדר מבנה ארגוני המפרט את תחומי אחריות לטיפול והגדרת הסמכות. אחת הדרכים האפקטיביות ביותר להתמודד עם ריבוי משימות טמונה בחלוקת תפקידים וכמובן הגדרת תפקיד ברורה. כאשר קולטים עובד לתפקיד עלינו להגדיר מראש את משימות הליבה שלו, תחומי האחריות והכישורים הנדרשים לביצוע משימות אלה. במקביל, חייבים לאפשר לעובד סמכות לביצוע המשימות אשר בתחום אחריותו. הגדרות אלה חשובות מאוד כיוון שהן אלו שיביאו למילוי הפונקציה הארגונית הנדרשת באופן מיטבי.

הגדרת תפקיד מהווה תיאום ציפיות בין הארגון ובין העובד – העובד שנבחר לתפקיד הוא בעל תכונות וכישורים מתאימים והוא יודע מה נדרש ממנו, שילוב המתרגם את כישוריו להפקת תוצאות באופן היעיל ביותר.

חשיבות הגדרת תפקיד לעובד

המציאות העסקית היומיומית של רבים מאיתנו היא התמודדות אינסופית עם עומס משימות ומטלות לביצוע. הדרכים להתמודדות מגוונות – החל מכלים לניהול יעיל יותר של זמן, דרך בשיטות שונות לייעול ביצוע המשימות ועד בילוי שעות ארוכות במשרד או לקיחת העבודה הביתה. אולם בשורה התחתונה, העיסוק במטלות היומיומיות השוטפות גוזל את מרבית זמננו ואנו לא מצליחים להגיע לתכנון, חשיבה ופיתוח של העסק.

ריכוזיות ניהולית כאבן נגף להצלחה

מנהלים רבים חוששים לספק ידע וסמכויות לעובדים. חלקם מאמינים שהאצלת הסמכויות גוזלת זמן יקר וגובה מאמצים רבים מדי – הצורך להכשיר את העובד, להסביר לו כיצד לבצע את העבודה, לכן הם מעדיפים לבצע הכל בעצמם. אחרים פשוט מתקשים לתת אמון וסומכים רק על עצמם לביצוע איכותי של העבודה.

האמת היא, שהאצלה אפקטיבית של סמכויות חוסכת בסופו של יום זמן יקר, מגדילה את התפוקה ומביאה ליעילות ארגונית גבוהה, האצלת סמכויות היא כלי למימוש התפקיד הניהולי. יכולתו של מנהל להאציל סמכות מבחינה בין מנהל למנהיג.

בעוד המנהל מסתפק בניהול והנעת צוות העובדים, פיקוח וביצוע משימות הצוות, מנהיג משקיע מאמצים ואנרגיות הן בפיתוח עסקי המוביל לתשואה והן בפיתוח מנהיגות עסקית – דור עתיד של מנהלים, ובכך לממש ולמצות למעשה את התפקיד הניהולי.

האצלת סמכויות לתוצאות הרצויות

לצד היתרונות הברורים של הגדרת תפקיד והאצלת סמכויות קיים אלמנט של לחץ שכן האחריות מוטלת עדיין על כתפיו של המנהל. הקפדה על מספר עקרונות תעזור להגיע לתוצאות הרצויות:

התמקדות ב"מה" ולא ב"איך"– הגדר/י לעובד מהן התוצאות או ההישגים המצופים ממנו ומהם גבולות הגזרה שלו, מהם מנגנוני הדיווח הנדרשים אך אל תגדיר/י לו כיצד לבצע את תפקידו.

נתינת כלים מתאימים – יש לדאוג לכל הידע וההכשרה הנדרשים לעובד לצורך ביצוע התפקיד.

תנו אמון – יש לבטוח בעובד ולתת לו הרגשת אמון, בטחון וגיבוי מלא. הפעלת לחץ על העובד תגרום ללחץ ומצוקה והסרת אחריות מצדו.

קראו עוד: חשוב לתת אמון בעובדים

החשיבות בשביעות רצון העובדים שלך להצלחת העסק

ליווי של ייעוץ עסקי מקצועי יקנה לך כלים יעילים להאצלת סמכויות אפקטיבית – הפעלת שיקול דעת בחלוקת התפקידים, הנחיה נכונה של העובדים, הגדרת מנגנוני פיקוח וכלים שימושיים נוספים.

המומחים של ADVISING הינם בעלי נסיון עשיר בייעוץ ארגוני וילוו אותך לאורך כל התהליך באופן המותאם ספציפית לך ולעסק שלך.